「Google ドライブ」に保管した画像は、文書閲覧用ツールの「Google ドキュメント」がもつOCR機能によってテキスト化できる。この機能を応用し、“名刺管理”を行う方法を紹介したい。
名刺スキャン、画像加工、アップロードまで
無料で15GB使える「Google ドライブ」。まずはそこに名刺データを追加していく。
例えば「Google フォト」と連携することによる撮影写真の自動アップロード機能を使う方法。最も手軽だが、名刺とは無関係な普段のスナップショットと区別してアップロードできないのがネックだ。
なので、「Google ドライブ」で「名刺」フォルダを作成し、そのフォルダ内を表示している状態で「＋」から「スキャン」がおすすめ。
こうすると撮影した写真はPDFとして保存され、「名刺」フォルダに直接アップロードされるので手間が少ない。
名刺表裏を両方スキャンしたいときは、表を撮影後、画像編集画面にある「＋」でページ追加すればOK。
名刺を「スキャン」すると、名刺と背景の境目の区別がつく場合、自動トリミングされる。また、「画像の加工」設定で「自動」を選んでおけば適切な画質に自動調整されるので、後でOCR処理が行われるときの精度向上にもつながる。
ブラウザー上のGoogle ドキュメントでOCR処理
スキャンした名刺画像がGoogle ドライブにアップロードされたら、今度は「Chrome」で「drive.google.com」にアクセス。この際、サブメニューから「PC版サイト」にチェックを入れて、PC版WebサイトのGoogleドライブが表示されるようにしておこう。
ブラウザーでGoogleドライブにアクセス後、先ほど保存した名刺画像を選択、検索窓の右下にあるサブメニュ「…」から「アプリで開く」→「Google ドキュメント」を選ぶ。
すぐに名刺画像のOCR処理が始まり、数秒ほど待てば名刺画像から抽出されたテキストデータが新規のテキスト文書として保存され、表示される。
元々の名刺画像と、抽出されたテキスト文書の2ファイルが1つの名刺データのセットになる、というわけだ。
テキスト検索、オフライン参照で効率良く管理。デメリットは？
テキスト化されているので、名刺データが増えてきてもGoogleドライブの検索機能を使えばすばやく探し出せる。Google ドライブの「スター」や「オフライン」の機能を活用することで、重要な名刺を見つけやすくしたり、ネット接続なしで参照したりできるのも便利。
デメリットとしては、必ず画像とテキストの2ファイル単位で名刺データを管理することになってしまう点と、抽出されたテキストデータが必ずしも読みやすい体裁になるとは限らないこと。加えて、OCR時の文字認識に誤りがあった場合は手作業で修正しなければならない。他のクラウド型名刺管理サービスと手間やコストの面で比較しながら、自分にとって最適な管理方法を選びたい。
